Wissen managen
Neulich stand das doch in einer E-Mail. Wo ist die denn bloß?“ Das Suchen und Finden von Dokumenten und Informationen macht einen immer größeren Anteil der täglichen Arbeitszeit aus.
Wissensmanagement ist seit vielen Jahren ein Schlagwort, unter dem sich viele Konzepte tummeln. Gemeinsam ist den meisten die Denkannahme, dass eine gut eingeführte Software ausreicht. Doch das Finden und Organisieren von Informationen ist (nur) der eine Teil eines funktionierenden Wissensmanagements, nämlich das "Managen“, das „Handhaben“ von bereits dokumentiertem Wissen. Hier gibt es verschiedenste Softwarelösungen auf dem Markt, deren Einführung schnell mit Kosten von über 100.000,- EUR verbunden ist. Wir präferieren daher eine open-source-Lösung, die Software „Odalis“ der Kölner Firma Sym.net.
Das zweite Handlungsfeld bei der Implementierung eines Wissensmanagements ist die psychologische Bewältigung der Akzeptanzfrage. Hier scheitern viele Organisationen bei der Einführung von Wissensmanagement, dem „Schürfen nach dem Gold“ in den Köpfen der Beschäftigten. Das Nutzbarmachen des impliziten Wissens, des Erfahrungswissens, ist abhängig von der Bereitschaft der Beschäftigten. Wenn die nicht vorhanden ist, bleibt die beste Software brach liegen.
Hier kommt die Kultur der Organisation, der Kommunikation ins Spiel. Sie ist der Indikator dafür, wie mit Wissen umgegangen wird. Wird das Wissen der Kolleg/innen nur ausgebeutet oder wird der gemeinschaftliche Erfahrungsschatz auch „gefüttert“? Der Umgang mit Wissen sollte auf die Dauer eine ausgewogene Bilanz von Geben und Nehmen aufweisen. Wir verstehen Wissensmanagement nicht so sehr als technischen, sondern vorrangig als sozialen Prozess.
Die Einführung von Wissensmanagementstrategien bringt eine Beschleunigung und Vereinfachung des Zugriffs auf Informationen und das schnellere Identifizieren von Wissensträgern. Sie wird jedoch nur dann erfolgreich sein, wenn zugleich die Anerkennung von Wissen in der persönlichen Kommunikation erfolgt.
Informations- und Wissensmanagement:
- Beratung über Ziele und Anforderungen eines Wissensmanagements
- Identifizierung von Bereichen und Zielen für ein Wissensmanagementsystem
- Ausarbeitung einer Strategie zur Implementierung
- Erfassung, Verteilung und Dokumentation von Erfahrungs- und Hintergrundwissen
- Herstellung von Bezügen durch Synonyme, Lernfähigkeit durch Auswertung der Zugriffe
- Unterscheidung von Wissensnutzung und Wissensproduktion
- Erkennen von bedeutsamem, überholtem und redundantem Wissen
- Verschlagwortung und Zugriff auf bestehende Informationen in Dokumenten in verteilten Systemen
- Implementierung der Software „Odalis“, Firma Sym.net, Köln
Gestaltung der Prozessschritte:
- Was ist das Ziel eines Wissensmanagements?
- Verdeutlichen von wissensrelevanten Prozessen im Alltag
- Wie wird Wissen individuell, in der Gruppe, in der Organisation geschaffen?
- Wer nutzt dieses wie?
- Wie wird es dokumentiert und weitergetragen?
- Wo tauchen Probleme auf? Identifikation zentraler Engpässe (Erfahrungen werden nicht weitergegeben, Suchprozesse dauern zu lange, Informationen stehen nicht zeitnah zur Verfügung, Menge der Informationen kann nicht verarbeitet werden etc.)
- Nutzung bestehender Verfahren (Qualitätszirkel, Erfa-Gruppen etc.), Integration in das Wissensmanagementsystem
- Einführung der Prozesse und deren Integration.
Teilprojekte
- „Gelbe Seiten“ (Grunderfassung bestehender Daten, Geschäftsverteilungsplan)
- Lessons Learned, Mikroartikel (nach dem Motto: hilfreich, edel und stark)
- Scouts: Auszubildende; Wissensmakler als Netzwerkpartner
- Nutzung von Foren
- Motivation zur Nutzung
- Beispiele guter Praxis dokumentieren,
- Bereitschaft fördern, Wissen weiterzugeben
- Vielnutzer identifizieren und befragen
- Finden von Oberbegriffen trainieren
- Online recherchieren und lesen trainieren